Makkelijk, maar … Gemak dient de mens en als ondernemer heeft u wel wat anders aan uw hoofd dan dagelijks gezeur over tal van declaraties. Een vaste kostenvergoeding is vanuit administratief oogpunt dan ook meer dan welkom. Houd u daarbij wel aan de fiscale voorwaarden, dan voorkomt u moeilijkheden met de fiscus.

Belastingvrij?

Gericht vrijgesteld. Wilt u een vaste kostenvergoeding belastingvrij verstrekken, dan kan dit voor gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten. Gerichte vrijstellingen zijn er bijvoorbeeld voor zakelijke maaltijden en voor vakliteratuur.

Intermediaire kosten. Bij intermediaire kosten moet u denken aan kosten die voor uw rekening komen, maar die uw werknemer namens u even voorschiet. Zoals de brandstof die getankt wordt in de auto van de zaak en viltstiften die een werknemer onderweg koopt op weg naar een presentatie.

Voorwaarden. U kunt zulke kosten alleen onbelast vergoeden onder de volgende voorwaarden:

• u kunt het bedrag van de vrijstellingen en kosten aannemelijk maken;
• u omschrijft elke vrijstelling en kostenpost en geeft een schatting van het bedrag;
• u geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd;
• u wijst de kostenvergoeding voor gerichte vrijstellingen aan als eindheffingsloon;
• u onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen.

Kosten onderzoeken? Een onderzoek naar de werkelijke kosten is niet nodig als u, voordat u de werkkostenregeling toepaste, hiernaar al onderzoek verricht heeft en de omstandigheden sindsdien hetzelfde zijn gebleven. Dit moet u desgevraagd aantonen, dus ga na of deze onderzoeken nog in uw administratie terug te vinden zijn.

Werkkostenregeling. Andere vaste kostenvergoedingen zijn belast, maar kunt u desgewenst onderbrengen in de werkkostenregeling. Ook dan zijn ze voor de werknemer belastingvrij. U moet er wel rekening mee houden dat u als werkgever 80% eindheffing betaalt, als al uw vergoedingen en verstrekkingen die u in het jaar onderbrengt in de werkkostenregeling, meer bedragen dan 1,2% (2019) van uw loonsom.

Zo moet het niet!

Houdt u zich niet aan de voorwaarden, dan riskeert u forse naheffingen met boetes. Zo ging onlangs een collega van u voor ruim anderhalve ton het schip in, toen bij een controle bleek dat de vaste kostenvergoedingen niet voldeden aan de voorwaarden. Uw collega had niet al bij het betalen ervan een specificatie paraat gehad en bovendien kosten op declaratiebasis vergoed die ook al opgenomen waren in de vaste kostenvergoeding, Hof Den Haag (ECLI:NL:GHDHA:2019:92) . De naheffingen over een periode van vijf jaar bleven dan ook in stand, net als de boetes.

Belangrijk! Weet dat u een vaste kostenvergoeding moet kunnen onderbouwen. Werknemers zien het vaak als een onbelast extraatje, maar wettelijk dient u hard te kunnen maken dat de vergoeding niet te veel afwijkt van de werkelijke kosten.